Quản lý chung cư

Tòa nhà chung cư đang là một trong những mô hình bất động sản được nhiều chủ đầu tư quan tâm và kinh doanh khai thác. Tuy vậy, việc quản lý chung cư chưa bao giờ là một điều dễ dàng. Hãy cùng CITY LAND tìm hiểu về khái niệm cũng như những thông tin quan trọng về công tác này trong bài viết ngay sau đây.

1. Quản lý chung cư là gì?

Chung cư là các tòa nhà sở hữu nhiều căn hộ và hệ thống công trình công cộng được sử dụng bởi khối lượng cư dân lớn. Để đảm bảo chất lượng sống của cư dân trong tòa nhà cũng như nâng cao hiệu quả khai thác mô hình bất động sản này, chủ đầu tư/ ban quản lý tòa nhà cần xây dựng và triển khai các hoạt động:

• Quản lý – bảo trì hệ thống kỹ thuật – cơ sở – vật chất.
• Chăm sóc và quản lý khách hàng.
• Quản lý kiểm soát an ninh an toàn.
• Quản lý vệ sinh – cảnh quan – môi trường.
• Quản lý hoạt động tài chính.
• Quản lý nhân viên.

Tập hợp các hoạt động này được gọi chung là quản lý chung cư.

Như vậy, quản lý chung cư là các hoạt động nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động ở chung cư diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất.

Quản lý chung cư không những đảm bảo cho các tiện ích, cơ sở hạ tầng chung cư luôn trong trạng thái hoạt động tốt, các dịch vụ được tối ưu hóa, tạo nên môi trường sống lý tưởng, bền vững, hợp lý trong khoảng ngân sách có hạn mà còn góp phần làm gia tăng giá trị của tòa nhà chung cư cho các cư dân đang sinh sống.

2. Ban quản lý chung cư là gì? Có thể là ai?

Ban quản lý chung cư là đội ngũ điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của một chung cư.

Theo Khoản 1, Điều 27 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì:

“Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 2 Điều 105 của Luật Nhà ở.”

Các hoạt động của ban quản lý chung cư được xét duyệt bởi Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản. Tuy nhiên, Cục Quản lý nhà và Thị trường Bất động sản chỉ xét duyệt các đơn vị đủ điều kiện về chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư. Vì vậy, khi thuê ban quản lý chung cư, ban quan trị cần tìm các đơn vị quản lý vận hành uy tín để đảm bảo hoạt động ở chung cư diễn ra trơn tru và hiệu quả.

3. Quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm những công việc gì?

Theo Khoản 1, Điều 10 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:

“a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;

b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường;

c) Các công việc khác có liên quan”

Cụ thể các hoạt động quản lý vận hành chung cư có thể chia thành 6 hoạt động chính:

3.1. Quản lý và bảo trì hệ thống kỹ thuật

Để đảm bảo chất lượng cuộc sống và sinh hoạt của cư dân, hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật của tòa nhà phải luôn được duy trì ở trạng thái tốt nhất. Vì vậy, việc quản lý kỹ thuật và bảo trì hệ thống này đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý và vận hành chung cư. Hệ thống này cần phải được:

• Tổ chức khảo sát, đánh giá thực trạng và đưa ra quy trình, tiêu chí vận hành phù hợp
• Thường xuyên thực hiện công tác kiểm tra, bảo trì – bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hệ thống thang máy, hệ thống thông gió, hệ thống điện – nước, trang thiết bị PCCC…  luôn hoạt động ổn định
• Khi xảy ra sự cố cần được kịp thời phát hiện và đưa ra phương án xử lý phù hợp.

• 3.2. Chăm sóc và quản lý khách hàng

  Mỗi cư dân trong tòa nhà đều là người trực tiếp mang đến doanh thu, lợi nhuận cho chủ đầu tư. Chính vì vậy, việc chăm sóc quản lý khách hàng là việc tối quan trọng. Đơn vị quản lý tòa nhà cần:

• Xây dựng các chính sách, dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm đảm bảo cuộc sống của khách hàng luôn diễn ra một cách thoải mái và tiện nghi nhất.
• Kịp thời tháo gỡ các thắc mắc, nhanh chóng giải quyết khiếu nại cho khách hàng. Hạn chế tối đa những ảnh hưởng, tác động xấu tới cuộc sống của cư dân.
• Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin liên quan đến khách hàng (nghề nghiệp, quê quán, số lượng người sinh sống tại mỗi căn hộ…) để dễ dàng kiểm soát và xử lý trong các trường hợp phát sinh liên quan.

3.3. Quản lý, kiểm soát an ninh

An ninh an toàn luôn là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu trong việc quản lý chung cư. Để làm được điều này, chủ đầu tư/ ban quản lý tòa nhà cần:

• Khảo sát thực địa, đánh giá mức độ an ninh tòa nhà. Từ đó đưa ra các phương án kiểm soát an ninh, an toàn của tòa nhà một cách phù hợp và tối ưu.
• Lắp đặt hệ thống camera giám sát và bố trí nhân sự trực tại các khu vực chung (thang máy, bãi xe, cầu thang bộ…). Qua đó, theo dõi hoạt động ra vào, tránh sự xâm nhập trái phép của người lạ, gây thiệt hại cho cư dân.
• Tổ chức hoạt động tuần tra, kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố về an ninh và các tình trạng khẩn cấp, đảm bảo an toàn cho cư dân
• Thường xuyên tổ chức diễn tập phòng chống thiên tai cháy nổ để nâng cao kỹ năng sống cho cư dân.

3.4. Quản lý vệ sinh tòa nhà chung cư

Một tòa chung cư xanh – sạch – đẹp sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng cuộc sống cũng như nhận được đánh giá cao từ phía cư dân. Vì thế, chủ đầu tư/ ban quản lý chung cư cần:

• Tổ chức, tiến hành hoạt động dọn dẹp vệ sinh các khu vực công cộng như hành lang, cầu thang bộ, thang máy, tiền sảnh… hàng ngày
• Tổ chức xử lý ẩm mốc, diệt côn trùng định kỳ, đảm bảo sức khỏe chung cho cộng đồng cư dân
• Chăm sóc, cắt tỉa định kỳ cây cối, cảnh quan trong tòa nhà, đảm bảo môi trường xanh sạch đẹp
• Xây dựng rõ ràng quy định, quy chế yêu cầu cư dân có ý thức giữ gìn vệ sinh chung trong tòa nhà.

3.5. Quản lý hoạt động tài chính

Quản lý hoạt động tài chính là hoạt động nòng cốt, giúp chủ đầu tư/ ban quản lý kiểm soát dòng tiền trong quá trình vận hành tòa nhà. Điều này được thực hiện thông qua các hoạt động:

• Thống kê, thông báo và thực hiện thu các chi phí sinh hoạt như điện, nước, phí vệ sinh, phí gửi xe, internet…. từ cư dân.
• Quản lý các khoản thu – chi khi phát sinh các vấn đề sửa chữa, bảo hành – bảo trì…
• Quản lý lương thưởng chi trả cho các cán bộ trong ban quản lý tòa nhà, cũng như đội ngũ nhân viên trực thuộc.
• Tổ chức thống kê và báo cáo tài chính định kỳ một cách rõ ràng, minh bạch

3.6. Quản lý nhân viên

Hoạt động quản lý nhân viên bao gồm những công việc như: tuyển dụng; phân bổ nguồn nhân lực cho từng loại hoạt động; hoạch định kế hoạch, công việc cho mỗi bộ phận trong tòa nhà; kiểm tra đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên; đề ra những quy định thưởng phạt hợp lý, khuyến khích nhân viên cống hiến hết mình cho công việc…

Việc chú trọng vào hoạt động quản lý nhân viên sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của tòa nhà chung cư. Giúp toà nhà và ban quản lý hoạt động hiệu quả, trơn tru và bền vững hơn.

4. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư

Theo Khoản 1, Điều 31 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì:

“Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng hàng tháng hoặc theo định kỳ (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ, diện tích khác trong nhà chung cư mà chưa sử dụng) để đơn vị quản lý vận hành thực hiện các công việc quy định tại Khoản 1 Điều 10 của Quy chế này.”

Các công việc quy định tại Khoản 1 Điều 10 của quy chế chính là các công việc quản lý vận hành nhà chung cư mà chúng tôi đã đề cập phía trên.

Lưu ý rằng, Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư khác với Giá dịch vụ quản lý chung cư. Theo Khoản 1, Điều 30 của Thông tư 08 về quản lý nhà chung cư thì:

“Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định theo quy định tại Điều 106 của Luật Nhà ở, được căn cứ vào từng nhà chung cư và trên cơ sở thỏa thuận với đơn vị quản lý vận hành. Trường hợp nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng nhưng chưa tổ chức được hội nghị nhà chung cư lần đầu thì giá dịch vụ quản lý vận hành do chủ đầu tư quyết định và được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ; sau khi tổ chức được hội nghị nhà chung cư thì giá dịch vụ do hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở thống nhất với đơn vị quản lý vận hành.”