Quản lý toà nhà văn phòng

Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có khác gì so với chung cư, làm sao để quản lý hiệu quả? CITY LAND sẽ giúp bạn hiểu thêm về thông tin này.

I. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động bao gồm các công việc thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm chi phí cũng như như người làm việc tại đó luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc.

II. Công việc và quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

1. Quản lý hợp đồng

Trường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà chỉ liên quan đến các hoạt động vận hành dự án (vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì – bảo dưỡng máy móc,…)

Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu cho chủ đầu tư.

Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng với các nhà thầu thì ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.

2. Quản lý nhân sự

Bộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải phụ trách nhiều mảng khác nhau nhằm đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát chặt chẽ đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ.

3. Quản lý tài chính

Để hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu (vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện – nước, rác thải,…) Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện công việc quản lý và lập báo cáo tài chính hàng tháng gửi cho chủ đầu tư.

Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu phí đúng hạn và lập báo cáo gửi đến chủ đầu tư.

Chính vì vậy, bộ phận quản lý tài chính phải thực hiện công việc minh bạch, rõ ràng để cho khách hàng tin tưởng và an tâm hơn.

4. Quản lý chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp thắc mắc của khách hàng, cư dân. Hoạt động này sẽ mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.

5. Vận hành kỹ thuật tòa nhà

Công việc bảo trì tòa nhà sẽ do đơn vị quản lý đảm nhiệm. Các hệ thống trong tòa nhà (thông gió, điện, nước, internet, camera,…) cần được vận hành tốt ổn định đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi đến tòa nhà.

6. Quản lý dịch vụ vệ sinh

Dịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cần đảm bảo vệ sinh của các khu vực trong tòa nhà (sảnh, hành lang, cầu thang,…) được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp.

Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách hàng.

7. Hệ thống an ninh tòa nhà

Tòa nhà văn phòng là nơi tập trung nhiều nhân sự làm việc và cũng tiếp đón nhiều khách hàng đến. Chính vì vậy, hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh được đào tạo nghiệp vụ bài bản đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa nhà.

Quý khách cần tư vấn dịch vụ vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi.