Mô hình quản lý trung tâm thương mại nào hiệu quả nhất

“Mô hình quản lý trung tâm thương mại nào hiệu quả nhất?” hẳn là câu hỏi của nhiều chủ đầu tư đang quan tâm đến loại hình bất động sản này.

1. Mô hình tự quản lý trung tâm thương mại

Đây có thể coi là mô hình “cây nhà lá vườn” khi chủ đầu tư sẽ tự mình thực hiện các công tác quản lý các hoạt động vận hành trung tâm thương mại.

1.1. Ưu điểm của mô hình tự quản lý trung tâm thương mại

Việc tự quản lý trung tâm thương mại có thể đem lại một số ưu điểm sau:

• Kiểm soát toàn diện: Khi tự quản lý, chủ đầu tư sẽ tự mình làm tất cả, do đó sẽ sâu sát và nắm bắt được tình hình vận hành và kinh doanh của trung tâm thương mại.
• Tiết kiệm chi phí: Khi tự quản lý, chủ đầu tư có thể tiết kiệm được một khoản chi phí về nhân sự và dịch vụ thuê ngoài. Tuy nhiên nếu hoạt động không hiệu quả dễ khiến tình trạng kinh doanh bị thua lỗ. Khi đó, chủ đầu tư sẽ thiệt hại kinh tế nhiều hơn.

Mô hình quản lý trung tâm thương mại tự thân đòi hỏi chủ đầu tư phải có nhiều kiến thức và kinh nghiệm

Chủ đầu tư có thể tham khảo một số cách dưới đây nếu muốn áp dụng mô hình quản lý trung tâm thương mại tự thân này:

• Tham gia các khóa học quản lý trung tâm thương mại để bổ sung thêm cho mình các kiến thức quản lý cần thiết. Tuy nhiên, các khóa học này vẫn chỉ là ở dạng lý thuyết. Để quản lý tốt, chủ đầu tư cần phải có thêm các kinh nghiệm thực tiễn nữa.
• Tìm hiểu trên các trang mạng, google, cũng như trao đổi, học hỏi thêm kinh nghiệm từ các diễn đàn và những người đi trước. Tuy nhiên khi tham khảo ý kiến, chủ đầu tư cũng cần có sự điều chỉnh sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh mà mình đang khai thác.
• Bên cạnh đó, để hoạt động quản lý thật sự mang lại hiệu quả, chủ đầu tư nên tham khảo sử dụng phần mềm quản lý hiện đại và thuê các đơn vị quản lý chuyên nghiệp.

1.2. Nhược điểm của mô hình tự quản lý trung tâm thương mại

Bên cạnh ưu điểm thì tự quản lý sẽ tồn tại nhiều rủi ro hơn với nhiều nhược điểm hơn:

• Thiếu kiến thức và kinh nghiệm: Đối với các chủ đầu tư mới gia nhập vào việc khai thác loại hình bất động sản này thì việc thiếu kiến thức và kinh nghiệm là điều không tránh khỏi. Trong khi đó, khối lượng công việc cần xử lý khi quản lý một trung tâm thương mại là rất lớn. Điều này dễ dẫn việc chủ đầu tư bị quá quá tải, xử lý sai sót hoặc thiếu chính xác trong quá trình vận hành.
• Mất uy tín: Đây là hệ quả sẽ xảy ra khi các hoạt động quản lý không mang lại hiệu quả, hoặc đơn giản là khi chủ đầu tư không kịp xử lý, đáp ứng các khiếu nại, yêu cầu của khách hàng. Về lâu dài, việc này có thể khiến chủ đầu tư thua lỗ nặng trong hoạt động kinh doanh bất động sản.

2. Mô hình tự quản lý đồng thời thuê đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ

Các chủ đầu tư sẽ phụ trách những mảng hoạt động mà mình có kiến thức và kinh nghiệm quản lý. Những lĩnh vực chuyên môn khó hơn có thể thuê các đơn vị bên ngoài như: các hoạt động liên quan đến pháp luật, bảo trì hệ thống kỹ thuật, vệ sinh trung tâm thương mại.

2.1. Ưu điểm của mô hình quản lý trung tâm thương mại tự thân kết hợp thuê đơn vị hỗ trợ

Với sự kết hợp giữa quản lý nội bộ và quản lý từ bên ngoài như vậy, mô hình này mang lại cho chủ đầu tư một số lợi ích như:

• Quản lý sẽ thuận lợi và trôi chảy hơn khi mỗi lĩnh vực đều được xử lý bởi những người có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm.
• Đồng thời, khi thuê đơn vị ngoài xử lý một phần hoạt động, chủ đầu tư sẽ không phải ôm đồm quá nhiều việc. Từ đó có thêm nhiều thời gian để trau chuốt cho các mảng mình phụ trách, cũng như giải quyết các vấn đề thượng tầng tốt hơn.
• Một lợi ích nữa của hình thức này đó là chủ đầu tư có thể vừa kiểm soát các hoạt động của trung tâm thương mại khi trực tiếp tham gia vào quá trình triển khai, vừa có thể quản trị vận hành khi giữ vai trò là người đứng đầu.

Chủ đầu tư nên thuê các đơn vị chuyên nghiệp phụ trách các lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn cao

2.2. Nhược điểm của mô hình quản lý trung tâm thương mại tự thân kết hợp thuê đơn vị hỗ trợ

Bên cạnh những lợi ích, thực tế mô hình quản lý trung tâm thương mại này vẫn tồn tại một số hạn chế như:

• Chỉ phù hợp với các trung tâm thương mại quy mô đầu tư trung bình, không quá lớn. Với các trung tâm thương mại quy mô lớn hơn, việc kiểm soát dễ bị “trong ngoài bất nhất”, gây ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
• Chỉ phù hợp với chủ đầu tư có số lượng bất động sản ít. Bởi nếu có quá nhiều các dự án khác nhau chủ đầu tư sẽ không tránh khỏi tình trạng quá tải, không thể làm tốt phần việc của mình.
• Bên cạnh đó, nếu không thuê được những đơn vị uy tín, chủ đầu tư có thể sẽ phải đối mặt với việc bị thua lỗ, mất uy tín với đối tác và khách hàng.

Các trung tâm thương mại lớn không thể áp dụng mô hình quản lý này

3. Mô hình thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý hoàn toàn trung tâm thương mại

Đây là mô hình quản lý trung tâm thương mại được nhiều chủ đầu tư thông thái lựa chọn. Bởi lẽ, đơn vị quản lý uy tín sẽ giúp chủ đầu tư thực hiện toàn bộ các công tác quản lý vận hành tòa nhà một cách bài bản và hết sức hiệu quả, thông qua các hoạt động:

• Xây dựng chiến lược cho thuê: giúp chủ đầu tư tìm kiếm khách thuê mặt bằng thông qua các hình thức quảng cáo, tiếp thị. Đồng thời, tổ chức tiếp đón, giới thiệu và tư vấn cho thuê tới khách hàng quan tâm. Khi đó, việc chủ đầu tư cần phải xử lý chỉ là báo giá và thực hiện ký hợp đồng.
• Quản lý khách thuê: Hoạt động này gồm quản lý thông tin khách hàng, duy trì liên lạc, thông báo với khách thuê về hoá đơn, lịch thu phí hoặc các thông báo đột xuất. Đồng thời, giải đáp thắc mắc và xử lý các khiếu nại của khách hàng trên nguyên tắc đảm bảo tối đa hóa lợi ích cho cả hai bên.
• Chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến pháp lý: Tư vấn và hỗ trợ đắc lực cho chủ đầu tư trong các hạng mục liên quan đến pháp lý như: đăng ký, kê khai thuế và giấy tờ liên quan. Đồng thời soạn thảo và làm hợp đồng cho thuê theo đúng quy định của pháp luật.
• Bảo vệ quyền lợi các bên: Đơn vị quản lý sẽ đóng vai trò là người ở giữa, cân bằng mối quan hệ và đảm bảo lợi ích của chủ bất động sản, các thương hiệu thuê mặt bằng và khách hàng tới mua sắm.
• Quản lý an ninh: Các công tác bảo vệ, tuần tra, giám sát cũng như thực hiện hàng ngày, đảm bảo an toàn tối đa cho người và tài sản.
• Quản lý vệ sinh: Các công tác vệ sinh sẽ được triển khai định kỳ hàng ngày nhằm đảm bảo không gian sạch đẹp, thoải mái cho khách hàng tới mua sắm cũng như các đối tác sử dụng mặt bằng.
• Quản lý việc bảo trì và kiểm tra tài sản: Nhằm nâng cao trải nghiệm khách thuê và kéo dài tuổi thọ cho hệ thống cơ sở vật chất của trung tâm thương mại. Các hoạt động quản lý này sẽ bao gồm việc bảo trì định kỳ và thực hiện sửa chữa khẩn cấp kịp thời hệ thống điện nước, điều hòa, thông tin liên lạc,…
• Quản lý tài chính: Đây là công tác kiểm soát các khoản thu chi, nộp thuế, báo cáo chi phí, và báo cáo tài chính tới chủ đầu tư. Qua đó, chủ đầu tư có thể trực tiếp đánh giá nhìn nhận hiệu quả kinh doanh và đưa ra các chiến lược mới nâng cao giá trị và lợi ích cho trung tâm thương mại.
• Lưu trữ hồ sơ, thông tin: Các văn bản, chứng từ liên quan về tài sản, hợp đồng cho thuê, thông tin người thuê cũng như các biên lai, hóa đơn thanh toán các dịch vụ sửa chữa, bảo trì cũng sẽ được các đơn vị quản lý lưu trữ. Việc này sẽ giúp chủ đầu tư dễ dàng tìm kiếm, có văn bản đối chứng khi xảy ra các vấn đề tranh chấp.

Công tác vệ sinh đảm bảo không gian xanh sạch đẹp cho Trung tâm thương mại

Để triển khai tốt mô hình quản lý trung tâm thương mại trên, đòi hỏi đơn vị quản lý này phải thật sự uy tín, chuyên nghiệp và hội tụ đầy đủ các yếu tố như:

• Có kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn để lường trước được các phát sinh, các tình huống xấu có thể xảy ra. Từ đó điều chỉnh và đưa ra kế hoạch xử lý có tính ứng dụng cao nhất.
• Quy trình quản lý và làm việc bài bản giúp giảm thiểu sai sót trong các công tác vận hành, đảm bảo các công tác này diễn ra thuận lợi, trơn tru với mức chi phí và thời gian thấp nhất.
• Bên cạnh đó, một đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ có các công nghệ hiện đại, hỗ trợ đắc lực trong khâu quản lý. Từ đó, giúp chủ đầu tư có thể dễ dàng kiểm soát, kiểm tra hoạt động vận hành của trung tâm thương mại mà không cần đến trực tiếp.
• Tiết kiệm thời gian: Khi công việc quản lý trung tâm thương mại đi vào quỹ đạo và mang lại hiệu quả, chủ đầu tư sẽ có nhiều thời gian và tâm trí để phát triển các loại hình kinh doanh hoặc khai thác thêm các dự án bất động sản khác.
• Đảm bảo chất lượng của trung tâm thương mại như hệ thống cơ sở hạ tầng, nâng cao trải nghiệm của khách hàng khi sử dụng các dịch vụ và tiện ích tại đây.
• Thông qua việc tiết kiệm thời gian, công sức cho chủ đầu tư và kéo dài tuổi thọ cho hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật của tòa nhà trung tâm thương mại, các hoạt động từ đơn vị quản lý thứ 3 sẽ tối ưu hoá lợi nhuận cho chủ đầu tư.

Như vậy có thể thấy, so với hai mô hình trước đó thì đây là mô hình quản lý trung tâm thương mại tối ưu và tính ứng dụng cao nhất hiện nay. Tuy vậy, phương án này chỉ mang lại hiệu quả với điều kiện tiên quyết là bạn tìm được đơn vị quản lý uy tín chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm.

Trên đây là những mô hình quản lý trung tâm thương mại, cũng như phân tích rõ các ưu điểm và nhược điểm của các mô hình, hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn đọc có thêm kiến thức để có sự chuẩn bị tốt nhất.