Chia sẻ kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả

Quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả không phải và điều đơn giản. Đây là bài toán khó đối với các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà. Vậy làm thế nào để quản lý tòa nhà chung cư tốt, đảm bảo vận hành trơn tru đem lại sự hài lòng cho cư dân sinh sống tại đó. Tham khảo ngay những đúc kết, kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả dưới đây.

I. Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp

Sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư do những công ty chuyên nghiệp cung cấp, chủ đầu tư, cư dân đều sẽ nhận được nhiều lợi ích:

• Đảm bảo cơ sở vật chất hạ tầng, tuổi thọ của tòa nhà: đưa ra những quy định khắt khe yêu cầu cư dân cũng như khách ra vào tuân thủ để bảo vệ tòa nhà. Đồng thời thường xuyên tổ chức kiểm tra và sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng.

Thuê đơn vị quản lý chung cư giúp quá trình vận hành diễn ra trơn tru hơn

• Đảm bảo an ninh trật tự cũng như tính an toàn khi có sự cố: xây dựng các biện pháp phòng tránh cháy nổ, giải quyết ngập lụt (nếu không may xảy ra). Đồng thời phân bổ nhân viên bảo vệ ở các khu vực xung quanh tòa nhà và lắp đặt hệ thống camera an ninh.
• Đảm bảo minh bạch tài chính trong các hoạt động giữa các bên: công khai, minh bạch các khoản chi phí cho tòa nhà giúp chủ đầu tư và cư dân yên tâm.

1. Đối với chủ đầu tư, chủ tòa nhà chung cư

• Bảo đảm, gia tăng giá trị tòa nhà: khi mọi hoạt động trong tòa nhà diễn ra trơn tru, chất lượng luôn được đảm bảo. Giá trị của bất động sản cũng sẽ gia tăng nhờ đó mà chủ đầu tư có thể cho thuê hoặc bán với giá cao hơn.

Gia tăng giá trị tòa nhà

• Tối ưu chi phí, tăng doanh thu – lợi nhuận: quy trình quản lý chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh, kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ,… giúp tòa nhà thêm thu hút khách hàng, giảm thiểu chi phí vận hành và tăng thêm lợi nhuận.

2. Đối với cư dân tại chung cư

• Có được môi trường sống an toàn, vệ sinh: ban quản lý tòa nhà chung cư sẽ đưa ra các phương án và tiến hành đảm bảo an ninh, vệ sinh của tòa nhà. Nhờ hiệu quả quản lý tốt mà cư dân sẽ cảm thấy an tâm hơn.

Môi trường sống an toàn, tiện ích đầy đủ

• Đảm bảo quyền lợi tối đa, tránh tranh chấp các khoản phí dịch vụ: đảm bảo tài chính, các khoản thu chi của tòa nhà luôn minh bạch, rõ ràng. Hạn chế tối đa chi phí phát sinh.

II. Xây dựng quy trình quản lý tòa nhà chung cư

Để quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả, chủ đầu tư và các bộ phận quản lý cần thực hiện rất nhiều quy trình quản lý tòa nhà chung cư. Công việc quản lý tòa nhà có nhiều hạng mục khác nhau:

• Quản lý hợp đồng giữa đơn vị quản lý với chủ đầu tư
• Quản lý khách hàng
• Quản lý an ninh
• Quản lý vận hành đội ngũ kỹ thuật
• Quản lý vệ sinh tòa nhà

Nhà quản lý cần xây dựng quy trình quản lý bài bản, chi tiết

Với khối lượng công việc quá nhiều cần xây dựng một cách bài bản cho từng hạng mục.

Thực hiện công việc quản lý, phân công công việc cho từng bộ phận: xây dựng quy trình mô tả công việc cho từng vị trí của từng bộ phận. Nhờ đó mà các bộ phận sẽ vận hành công việc trơn tru và chịu trách nhiệm cho công việc của từng cá nhân, bộ phận.

• Phối hợp công việc giữa các bên liên quan: xây dựng quy trình quản lý giúp tòa nhà chung cư vận hành hiệu quả. Các bên liên quan dễ dàng phối hợp công việc, xử lý/khắc phục khi gặp sự cố một cách nhanh nhất.
• Giúp chủ tòa nhà có thể kiểm soát về chất lượng, tiến độ công việc của các bộ phận: xây dựng quy trình bài bản, chủ tòa nhà sẽ có cơ sở để quy chiếu và đánh giá hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, chủ tòa nhà dễ dàng nắm bắt kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc của các bộ phận.

III. Sử dụng hệ thống quản lý chung cư thông minh

Sử dụng ứng dụng hệ thống quản lý chung cư thông minh sẽ đem lại những lợi ích cho cả chủ đầu tư (chủ tòa nhà) và cư dân.

1. Lợi ích cho ban quản lý

• Dễ dàng quản lý và lưu trữ hồ sơ, tra cứu thông tin, hỗ trợ truy xuất báo cáo tự động
• Quản lý hồ sơ nhân sự, hoạt động tài chính

Dễ dàng kiểm soát tòa nhà nhờ hệ thống thông minh

• Quản lý số lượng cư dân theo từng căn hộ một cách đơn giản và tối ưu nhất.
• Quản lý tình trạng kỹ thuật của tòa nhà, lên kế hoạch bảo trì định kỳ.
• Hỗ trợ công tác quản lý và không bị tác động bởi sự thay đổi nhân sự.

2. Lợi ích với cư dân

• Không chỉ đem lại lợi ích cho quản lý tòa nhà. Khi sử dụng phần mềm thông minh cũng sẽ đem lại nhiều lợi ích cho cư dân sinh sống trong tài nhà.

Cư dân dễ dàng kiểm tra, thanh toán chi phí khi sử dụng dịch vụ tòa nhà chung cư

• Dễ dàng kiểm tra được các hoạt động mà ban quản lý tòa nhà cung cấp
• Thanh toán các loại chi phí khi sử dụng dịch vụ của tòa nhà
• Tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin thuận tiện nhanh chóng với ban quản lý tòa nhà
• Bảo mật thông tin cá nhân của người dùng

3. Lợi ích với đơn vị quản lý

• Được tư vấn để thiết lập hệ thống quản lý chuẩn mực, phù hợp với từng tòa nhà
• Quản lý cùng lúc được nhiều dự án

Kiểm soát công việc tốt hơn

• Không bị gián đoạn hay ảnh hưởng bởi thay đổi nhân sự
• Quản lý được ngân sách, chi phí quản lý tòa nhà
• Dễ dàng theo dõi tình trạng hoạt động của tòa nhà bất cứ khi nào và thời gian nào.

IV. Xây dựng mô hình quản lý tòa nhà phù hợp

Xây dựng mô hình quản lý nhà chung cư phù hợp với quy mô, công năng và đặc điểm của từng dự án.

Mô hình cần thể hiện rõ ràng công việc của ban quản trị chung cư và các phòng ban khác có mối liên hệ. Đảm bảo được bộ máy hoạt động tinh giản nhất nhưng đáp ứng được đầy đủ chức năng quản lý.

Bên cạnh đó, các quyết định của ban quản lý cần được chuẩn bị chu đáo. Ngoài ra, quyết định còn phải phù hợp với thực tế được mọi người chấp hành nghiêm túc và tự giác.

Lời kết

Trên đây là những kinh nghiệm và thông tin cần phải quan tâm và nắm rõ khi vận hành quản lý tòa nhà, hy vọng bạn đọc sẽ có thêm kiến thức và sự chuẩn bị tốt hơn để hoàn thành tốt nhất công việc của mình.