Dịch vụ quản lý tòa nhà là gì?

Những năm gần đây, trước sự phát triển không ngừng của nền kinh tế Việt Nam, lĩnh vực bất động sản đã và đang có sự tăng tốc bứt phá mạnh mẽ, chiếm lĩnh vị thế vững chắc trên thị trường, trở thành một kênh đầu tư sinh lợi ổn định và hiệu quả. Nhiều dự án cao ốc văn phòng, chung cư cao tầng, cụm dân cư cao cấp, khu phức hợp… mọc lên ngày một nhiều nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội. Cùng với sự phát triển công nghệ thời kỳ 4.0, thị trường bất động sản cũng ngày càng năng động, cạnh tranh cũng gay gắt hơn, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo đáp ứng những tiêu chuẩn, yêu cầu ngày càng cao hơn. Trong đó, vấn đề Quản lý vận hành Tòa nhà là một nhân tố quan trọng, quyết định sự lựa chọn của Khách hàng, Chủ đầu tư, Cư dân... đối với một dự án bất động sản.

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong nội dung bài phân tích dưới đây.

Dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà

Tại Việt nam, dịch vụ Quản lý vận hành Tòa nhà bắt đầu phổ biến từ những năm 2000 – thời điểm các công trình Tòa nhà cao tầng bắt đầu được xây dựng. Tuy nhiên, dịch vụ này chỉ mới thực sự được chú trọng và chuyên nghiệp hóa trong vài năm trở lại đây.

Quản lý Vận hành Tòa nhà tập trung chủ yếu vào các nhóm công việc chính như sau:

• Quản lý vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của Tòa nhà theo quy trình chuẩn. 
• Quản lý an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường, cảnh quan tại Tòa nhà theo các quy định và các tiêu chuẩn an toàn chất lượng hiện hành.
• Quản lý chăm sóc Khách hàng/ Khách thuê/ Cư dân tại Tòa nhà theo các quy chuẩn về tiện ích và tối đa chất lượng phục vụ.

Công tác Quản lý vận hành Tòa nhà thường được chia làm 2 giai đoạn:

Giai đoạn tiếp nhận và chuẩn bị:

• Tuyển dụng & đào tạo bộ máy nhân sự Ban quản lý phù hợp với yêu cầu riêng biệt của từng Tòa nhà và sự thống nhất giữa Chủ Đầu tư và Đơn vị Quản lý;
• Xây dựng các bộ quy trình, quy chuẩn kiểm soát công việc/ dịch vụ, các nội quy, quy định, sổ tay hướng dẫn cho việc vận hành và các hoạt động tại Tòa nhà.
• Tuyển chọn các nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ thường xuyên tại Tòa nhà (nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, chăm sóc cảnh quan…).
• Kiểm tra đảm bảo điều kiện vận hành an toàn cho các hệ thống kỹ thuật, hệ thống phòng cháy chữa cháy, xử lý nước thải của Tòa nhà được Cơ quan chức năng kiểm định và cấp phép hoạt động.
• Nhận bàn giao các hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài liệu liên quan đến Tòa nhà (hồ sơ PCCC, hồ sơ môi trường, hồ sơ hoàn công, bản vẽ, tài liệu kỹ thuật,…);
• Mua sắm, trang bị các công dụng cụ, thiết bị phục vụ cho các hoạt động hàng ngày; chuẩn bị sẵn sàng đầy đủ các điều kiện để đưa Tòa nhà vào hoạt động.

Giai đoạn vận hành:

• Quản lý, vận hành, kiểm tra, bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà thường xuyên và định kỳ;
• Quản lý, kiểm soát hoạt động, cung cấp các dịch vụ thiết yếu tại Tòa nhà: dịch vụ an ninh, dịch vụ làm sạch, vệ sinh môi trường, chăm sóc cảnh quan … ;
• Quản lý, giám sát chất lượng của các nhà thầu phụ cung cấp dịch vụ tại Tòa nhà;
• Quản lý, chăm sóc Khách thuê, Cư dân;
• Quản lý, kiểm soát công tác an ninh, an toàn, PCCC & CHCN, vệ sinh môi trường đảm bảo tuân thủ theo luật định;
• Quản lý rủi ro, kiểm soát và phân tích đánh giá rủi ro để có các biện pháp phòng ngừa đối với các hoạt động tại Tòa nhà;
• Quản lý và kiểm soát các chi phí hoạt động,chi phí sử dụng năng lượng.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp?

Đối với Chủ đầu tư:

• Toàn bộ hệ thống quy trình tác nghiệp được thiết lập và duy trì đúng chuẩn, giúp vận hành an toàn và hiệu quả tất cả các hoạt động của Tòa nhà, duy trì mọi hệ thống của Tòa nhà trong tình trạng ổn định và tối ưu nhất.
• Công tác bảo trì bảo dưỡng đúng tiêu chuẩn – việc này giống như việc khám bệnh định kỳ tại bệnh viện chuyên khoa - sẽ giúp duy trì tối đa giá trị tài sản, giảm thiểu các nguy cơ hỏng hóc và xuống cấp của Tòa nhà nói chung và các hệ thống kỹ thuật nói riêng.
• Bộ máy nhân sự và nhà thầu phụ được quản lý và giám sát theo đúng chức năng và tiêu chuẩn, tránh cho Chủ đầu tư các bất cập và phiền toái khi phải trực tiếp xử lý.
• Khi có sự cố khẩn cấp xảy ra, các đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ luôn đảm bảo được các thao tác ứng cứu thuần thục, kịp thời, đúng nguyên tắc an toàn, qua đó phòng tránh tối đa các nguy cơ thiệt hại về người và tài sản tại Tòa nhà.
• Một ban quản lý chuyên nghiệp sẽ thiết lập và duy trì ngân sách chi tiêu một cách sát sao và minh bạch nhất, qua đó Chủ đầu tư sẽ hoàn toàn kiểm soát được chi phí ngắn hạn và dài hạn cho tài sản.
• Công tác chăm sóc khách hàng được thực hiện chuẩn mực, tránh các sai sót gây ảnh hưởng tới uy tín của Chủ đầu tư và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách thuê, cư dân trong Tòa nhà.
• Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp với bộ máy chuyên gia giàu kinh nghiệm còn có thể hỗ trợ tư vấn Chủ đầu tư trong mọi lĩnh vực, từ thiết kế, xây dựng hệ thống ban đầu đến các công cụ quản lý, tiết giảm ngân sách hoạt động, nâng cao giá trị tài sản trong quá trình hoạt động.

Nhìn chung, với việc sử dụng dịch vụ Quản lý và vận hành Tòa nhà chuyên nghiệp sẽ nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng; Công tác quản lý ở tầm vi mô của Chủ đầu tư sẽ được tiết giảm, giúp bộ máy nhân sự tinh chuẩn, gọn nhẹ hơn so với việc tự quản lý. Đồng thời, việc này cũng giúp Chủ đầu tư quản lý chặt chẽ và tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu và phòng ngừa các rủi ro tốt hơn. Chính nhờ vậy, các Chủ đầu tư sẽ có quỹ thời gian nhiều hơn để tập trung tìm, đầu tư và phát triển các dự án mới.

Đối với khách thuê, khách hàng sử dụng dịch vụ, cư dân:

Được đảm bảo tối đa về chất lượng cơ sở hạ tầng, chất lượng phục vụ và được bảo vệ bởi các giải pháp phòng ngừa rủi ro và ứng cứu an toàn cho môi trường sống và làm việc một cách chuyên nghiệp nhất. Có thể nói một môi trường an toàn mang đến sự yên tâm về mặt tinh thần chính là lợi ích lớn nhất mà bất kỳ Khách hàng nào cũng hướng đến khi có nhu cầu mua căn hộ để sinh sống hoặc thuê văn phòng làm việc. nhất tạo sự yên tâm tuyệt đối khi sinh sống, làm việc và sử dụng dịch vụ tại toà nhà. 

Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ vận hành tòa nhà chuyên nghiệp

Tùy theo qui mô dự án và ngân sách dành cho công tác quản lý vận hành Tòa nhà, Chủ đầu tư cần cân đối để lựa chọn cho mình phương án quản lý phù hợp.

• Nếu tự quản lý: Chủ đầu tư cần cân đối ngân sách nội bộ, quy mô dự án, mô hình hoạt động. Đồng thời cần tính toán kỹ các yếu tố thuận lợi – bất lợi, qua đó lường trước được các khó khăn và rủi ro trong công tác tự quản lý vận hành, tránh trường hợp “nửa đường gãy gánh” khi công tác tự quản lý phát sinh lỗi hoặc thậm chí gây hậu quả xấu và phải thay đổi phương cách quản lý giữa chừng.
• Nếu thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp: Chủ đầu tư cần cân nhắc yêu cầu về hình thức và quy mô hoạt động để đưa ra tiêu chí lựa chọn Nhà Cung cấp Dịch vụ Quản lý Vận hành phù hợp theo mục đích của mình. Ví dụ như dự án không kinh doanh cho thuê thì không cần đến tiêu chí thương hiệu mà chỉ quan tâm tới chất lượng và an toàn trong công tác quản lý.

Một số tiêu chí quan trọng khi đánh giá, lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp mà Chủ đầu tư cần quan tâm là:

• Thứ nhất, là về tính hữu hình: Chủ đầu tư nên đánh giá về mặt cơ sở vật chất, thiết bị, đội ngũ nhân viên và các phương tiện hỗ trợ dịch vụ mà Đơn vị cung cấp Dịch vụ vận hành tòa nhà đang hiện có. Ví dụ như: Điều kiện căn phòng, thiết bị công cụ làm việc, hồ sơ năng lực kinh nghiệm và chuyên môn của đội ngũ nhân sự, cơ cấu đội ngũ quản lý cấp cao sẽ hỗ trợ xuống các dự án, qui trình quản lý vận hành, v.v…
• Thứ nhì, về độ tin cậy và uy tín: Chủ đầu tư nên có động tác tìm hiểu, tham khảo trực tiếp đối với các dự án đang thực hiện của Đơn vị cung cấp Dịch vụ quản lý vận hành để cân nhắc xem đơn vị đó có khả năng thực hiện đúng những gì cam kết, hoặc những gì khách hàng kỳ vọng vào dịch vụ hay không. 
• Thứ 3, là khả năng đáp ứng các yêu cầu linh hoạt của Chủ đầu tư. 
• Thứ 4, là mức độ đảm bảo, thể hiện khả năng của nhân viên của công ty Quản lý vận hành tòa nhà có tạo được niềm tin cho khách hàng thông qua tiếp xúc hay không (về kiến thức, kỹ năng, chuyên môn). 
• Và cuối cùng nhưng chưa phải là tất cả, là sự thấu cảm, là sự quan tâm về dịch vụ của Đơn vị Quản lý vận hành dành cho từng Khách hàng. 

Trên đây là các thông tin về Dịch vụ quản lý toàn nhà, hoàn thành tốt công việc, các công ty cung cấp dịch vụ tòa nhà không chỉ nắm rõ yêu cầu mà còn đảm bảo đáp ứng ở mức độ cao nhất các tiêu chuẩn của một công ty dịch vụ Quản lý Tòa nhà chuyên nghiệp, trong đó khả năng đáp ứng các yêu cầu linh hoạt của Chủ đầu tư là một trong những điểm mạnh đáng kể đối với các công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà.

Để có thể làm được điều này, đơn vị quản lý vận hành Tòa nhà cần phải xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến thức vững chắc, kinh nghiệm phong phú, và được đào tạo thường xuyên. Trên hết, đó phải là một đội ngũ nhân sự có tâm, làm việc có trách nhiệm, đáp ứng được mọi tiêu chí cung cấp dịch vụ.