Quy trình nhập khẩu lô hàng bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng bằng đường biển cũng sẽ có những điểm giống với quy trình xuất khẩu mà chúng tôi đã trình bày ở bài viết trước, tuy nhiên quy trình nhập khẩu sẽ mang nhưng đặc trưng riêng và có sự khác biệt nhất định. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu cụ thể quy trình nhập khẩu hàng bằng đường biển như thế nào và cần lưu ý những điều gì?

Bước 1. Xin giấy phép nhập khẩu(nếu có)- áp dụng cho nhập khẩu hàng bằng đường biển, đường hàng không,...

Khi nhập khẩu hàng bằng đường biển, nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu cũng được thực hiên tương tự như trường hợp xuất khẩu. Tuy nhiên, khi nhập khẩu hàng hóa thì các giấy phép nhập khẩu sẽ được quản lý chặt chẽ hơn vì các quốc gia ngày nay đều phát triển nền kinh tế theo hướng xuất khẩu. Việc quản lý  chặt chẽ những hoạt động nhập khẩu vô hình dung  đã tạo nên những rào cản thương mại cả về mặt kinh tế và về mặt kỹ thuật.

• Về kinh tế: là những hàng rào về thuế quan đối với hàng hóa nhập khẩu.
• Về mặt kỹ thuật: Đòi hỏi những đảm bảo về mặt kỹ thuật khi những hàng hóa đó được nhập khẩu.

Nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu được thực hiện ngay sau khi ký kết hợp đồng để hợp đồng nhập khẩu đó có cơ sở pháp lý đầy đủ.

Chú ý:

• Khi xin giấy phép nhập khẩu cần xem xét kỹ các giấy tờ thủ tục cần thiết của hàng hóa cần nhập khẩu.
• Ví dụ như các mặt hàng đươc quản lý chặt chẽ thường là những hàng hóa về dược phẩm, thực phẩm, trang thiết bị quân sự…

Bước 2. Xác nhận thanh toán.

Có 5 cách thanh toán tiền giữa bên mua và bên bán.

TH1: Thanh toán bằng tiền mặt, séc.

Nhà nhập khẩu phải thực hiện việc xác nhận thanh toán ngay sau khi ký hợp đồng hay xin giấy phép nhập khẩu. Nhà nhập khẩu kiểm tra việc thanh toán trước sau đó mới thực hiện hợp đồng.Rủi ro mà phương thức thanh toán này  đem đến đối với nhà nhập khẩu dù đó là một phần hay toàn phần.

Một số điều cần chú ý đối với nhà nhập khẩu khi thanh toan bằng tiền mặt hay séc:

• Xác định rõ nhân thân của cá nhân người nhận tiền.
• Chỉ thanh toán khi đảm bảo các giấy tờ hàng hóa theo yêu cầu.
• Tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục thanh toán tiền hàng xuất khẩu. lớp kế toán tổng hợp

Vì vậy, nghiệp vụ xác nhận thanh toán theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay séc được thực hiện theo quy trình như sau: 

      (1): Yêu cầu xuất trình các giấy tờ nhân thân ( hộ chiếu, giấy giới thiệu).

      (2): Xem xét kỹ các điều khoản của hợp đồng gốc hay các giấy tờ liên quan đến hàng hóa lưu kho có sẵn.

      (3): Lập phiếu chi, trình ký.

      (4): Chuyển thủ quỹ chi tiền.

TH2: Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền.

Nhà nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ:

• Bước 1: Lấy mẫu lệnh chuyển tiền của ngân hàng nơi công ty mở tài khoản ngoại tệ.
• Bước 2: Điền và ký phát lệnh chuyển tiền kèm theo bộ hồ sơ thanh toán, bao gồm hợp đồng nhập khẩu, ủy nhiệm chi nếu  mua ngoại  tệ, đơn xin  mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ ( nếu có).
• Bước 3: Lấy xác nhận ngân hàng và thông báo cho khách hàng.

TH3: Thanh toán bằng điện chuyển tiền.

Phương thức này có mức phí thấp nhưng rủi ro cao => Cần phải xem xét kỹ việc chấp nhận thanh toán trước như tiền đặt cọc, tiền hàng.

TH4: Thanh toán theo phương thức nhờ thu.

Phương thức này có lợi cho nhà nhập khẩu. phương thức này đòi hỏi nhà nhập khẩu phải có uy tín, có tiềm lực tài chính mạnh và kết quả kinh doanh tốt.

Chú ý:

Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu đòi hỏi nhà nhập khẩu phải thanh toán ngay mới được nhận chứng từ gốc nên việc trả chậm chỉ kéo dài trong khoảng thời gian từ khi nhà xuất khẩu gửi hàng đến khi chứng từ gốc về đến ngân hàng.

TH5: Thanh toán bằng thư tín dụng.

Đây là phương thức thông dụng nhất vì đảm bảo quyền lợi cho các bên xuất khẩu và nhập khẩu. Khi thanh toán bằng phương thức này, nhà nhập khẩu cần thực hiện các nghiệp vụ sau:

• Bước 1: Lấy mẫu đơn xin mở thư tín dụng tại nơi mở tài khoản ngoại tệ thanh toán.
• Bước 2: Ký phát đơn xin mở thư tín dụng kèm theo hợp đồng nhập khẩu. Nếu không có ngoại tệ thì phải có ủy nhiệm chi từ tài khoản tiền nội tệ sang ngoại tệ, đơn xin mua ngoại tệ và hợp đồng mua ngoại tệ với ngân hàng. Nếu vay vốn kinh doanh thì phải có tài sản đảm bảo và hợp đồng tín dụng, hợp đồng cầm cố thế chấp lô hàng, hợp đồng thuê kho… kèm theo bộ chứng từ xin mở thư tín dụng.
• Bước 3: Thanh toán phí mở tín dụng, lấy bản thư tín dụng thông báo cho khách hàng..

Bước 3: Đôn đốc thực hiện hợp đồng.

Nghiệp vụ này thực chất là nhắc việc và yêu cầu báo cáo tiến độ thực hiện hợp đồng của bên xuất khẩu. Những công việc này nên thực hiện đều đặn theo định kỳ hợp lý sẽ tạo ấn tượng về sự quan tâm  và có trách nhiệm  của đối tác. Nên  tránh việc là trong khi theo dõi tiến độ nhưng cố thúc giục với tần suất cao tại những thời điểm xảy ra những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Bước 4: Thuê tàu (nếu có) khi nhập khẩu hàng bằng đường biển.

Khi nhập khẩu hàng bằng đường biển theo các điều kiện nhóm E,F, Nghiệp vụ thuê tàu do bên nhập khẩu thực hiện. Nghiệp vụ thuê tàu cũng được thực hiện tương tự như khi xuất khẩu tuy nhiên có một số lưu ý về phối hợp với nhà xuất khẩu như việc thông báo tên tàu, số hiệu chuyến tàu, ngày dự kiến tàu vào nhận hàng, ngày dự kiến rời cảng… để bên xuất khẩu gửi hàng.

Người nhập khẩu là người giao dịch với hãng tàu hay đại lý vận tải nhưng không phải là người giao hàng nên phải có nghiệp vụ chỉ định hãng tàu cho người xuất khẩu. Nghiệp vụ chỉ định tàu được thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lựa chọn và lập thông báo chỉ định tàu bao gồm tên tàu, số hiệu, tên chuyến, lịch trình, quốc tịch, cùng đi, cùng đến, ngày dự kiến đi và đến. Đặc biệt là tên người phụ trách và hãng hay đại lý  vận tải  kèm theo điện thoại và fax liên hệ tại quốc gia bên xuất khẩu.
• Bước 2: Theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa hãng tài, đại lý vận tải và nhà xuất khẩu.
• Bước 3: Thanh toán cước phí trả trước hay trả sau theo yêu cầu và ủy quyền cho bên xuất khẩu lấy vận đơn.

Bước 5: Mua bảo hiểm (nếu có)

Trong trường hợp bên nhập khẩu mua bảo hiểm thì viêc lựa  chọn loại  hình bảo hiểm cho hàng hóa không nhất thiết  phải quy định  chặt chẽ. Bên  xuất  khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa khác  với bên nhập  khẩu  là  không  phải xuất trình chứng từ cho ngân hàng và  người  hưởng  quyền đòi bồi thường sẽ do bên nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Việc mua bảo hiểm và đòi bồi thường sẽ thuận tiện hơn vì người mua và người hưởng là như nhau. Các nghiệp vụ mua bảo hiểm do bên nhập khẩu thực hiện cũng tương tự như trường hợp do bên xuất  khẩu thực hiện.  Đặc biệt là người hưởng lợi và nơi gửi đơn và trả tiền bồi thường  chính là  quốc gia  nhập khẩu.

Bước 6: Chấp nhận thanh toán tiền hàng (nếu có).

Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng trong giai đoạn này không  phải là  bắt buộc đối với tất cả cá hình thức thanh toán trong ngoại thương. Tuy nhiên, hai phương thức thanh toán chủ yếu là nhờ thu kèm chứng từ và thư tín  dụng buôc phải thực hiện nghiệp vụ này. Sau khi  gửi hàng,  bên xuất  khẩu thường gửi chứng từ cho ngân hàng đề ngân hàng khống chế chứng từ. Thậm chí, khi bên xuất khẩu gửi cho bên nhập khẩu 01 bộ chứng từ gốc nhưng trên vận đơn ghi rõ “làm theo lệnh” của ngân hàng phát hành thư tín dụng thì bên nhập khẩu cũng vẫn phải xin ngân hàng ký hậu vận đơn mới nhận được hàng. Nghiệp vụ ký hậu vận đơn được thực hiện như sau:

• Bước 1: Tập hợp và tự kiểm tra các chứng từ gửi hàng do bên bán cung cấp.
• Bước 2: Gửi chứng từ cho ngân hàng, theo dõi chứng từ gốc gửi qua đường ngân hàng, thúc giục kiểm tra và và đối chiếu chứng từ. Trong trường hợp chứng từ ngân hàng về chậm có thể làm công văn xin chấp nhận sai sót chứng từ.
• Bước 3: Thực hiện việc thanh toán hay chấp nhận thanh toán và lấy bộ chứng từ đã ký hậu đi nhận hàng.

Chú ý:

Việc thực hiện nghiệp vụ này đòi hỏi phải nhanh chóng và kịp  tiến  độ, vì nhập khẩu hàng bằng đường biển thì hàng có thể đã về đến cảng dỡ hàng. Nếu kéo dài thời gian nhận hàng vì lý do chưa ký hậu vận đơn sẽ làm tăng nhiều chi phí có liên quan. Vì vậy,

các nghiệp vụ nào cần thực hiện trước để có thể nhận được hàng luôn sẽ được nhà nhập khẩu quan tâm và chuẩn bị sớm.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan để nhận hàng (hàng kinh doanh, hàng tạm nhập tái xuất, nhập hàng quá cảnh, nhập hàng gia công).

Làm thủ tục thông quan hàng nhập  khẩu  cũng tương  tự như khai  báo hàng xuất khẩu nhưng thực hiện trên mẫu tờ khai hàng nhập khẩu. Do việc quản lý nhập khẩu hàng bằng đường biển bao giờ cũng chặt chẽ hơn nên việc kê khai phải đảm bảo chính xác.

Phải đặc biệt chú ý đến mã số hàng hóa và áp mức thuế phải nộp. Việc áp sai mã hàng dễ dẫn đến việc hải quan phạt hành chính và quy vào việc gian lận thuế.

Khi thực hiện nghiệp vụ thông quan hàng nhập, nhà nhập khẩu  có thể làm  công văn xin giải phóng hàng sớm và xin nợ chứng từ trong thời gian làm thủ tục khai báo hải quan.

Trong trường hợp có dấu hiệu bất thường, hải quan có quyền yêu cầu nhà nhập khẩu giải trình về giá trị hay số lượng hàng hóa sau khi đã thông quan. Đây là sự khác biệt với thủ tục thông quan hàng xuất khẩu nên đòi hỏi nhà nhập khẩu phải lưu ý khi thực hiện.

Nghiệp vụ thông quan hàng nhập khẩu cũng phức tạp hơn nghiệp vụ thông  quan hàng xuất khẩu về việc áp mã số hàng hóa và thuế suất nhập khẩu, vì thông thường hàng hóa xuất khẩu có mức thuế 0% trong khi đó thuế suất hàng  nhập  khẩu  rất nhiều mức và đa dạng theo xuất  xứ.  Nghiệp  vụ  tra cứu mã số hàng  hóa và mức thuế suất hàng nhập khẩu đòi hỏi các công ty nhập khẩu phải thực  hiện  kỹ  các bước sau:

• Bước 1: Cập nhật thông tin về biểu thuế suất và mức thuế suất.
• Bước 2: Tự tra mã số hàng hóa và áp mức thuế suất cho hàng hóa.
• Bước 3: Kê khai đầy đủ các loại thuế hàng hóa nhập khẩu phải chịu theo quy định của pháp luật như Luật thuế nhập khẩu, Luật thuế giá trị gia  tăng, Luật thuế tiêu thụ đặc biệt…

Bước 8: Nhận hàng.

Khi nhận hàng bằng đường biển, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức gửi hàng của bên xuất khẩu để thực hiện nghiệp vụ tương ứng. Hàng xuất khẩu gửi theo hình thức hàng lưu kho, hàng nguyên công hay hàng lẻ… sẽ quyết định cách nhận hàng của bên nhập khẩu. Việc nhận hàng nhập khẩu trong từng trường hợp cụ thể sẽ có những nghiệp vụ riêng được thực hiện như sau:

TH1: Đối với hàng lưu kho lưu bãi tại cảng.

• Nhận hàng trực tiếp  từ tàu biển:

+ Cung cấp bản lược khai hàng ( cargo manifest), sơ đồ xếp hàng cho các bộ phận bốc xếp liên quan bố trí phương tiện phù hợp.

+ Tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu cùng đại diện hãng tàu và cảng biển. Nếu phát sinh tình trạng bất ổn phải lập biên bản. Thậm chí mời cơ quan giám định khi cần thiết.

+ Tổ chức dỡ hàng và vận chuyển về kho bãi, theo dõi và kiểm đếm, phân loại hàng để lập bản kiểm kê “tally sheet”. Vận chuyển hàng hóa vào kho theo phiếu vận chuyển ghi đầy đủ chủng loại hàng, số lượng, số vận  đơn, tình trạng hàng hóa… Sau mỗi ca sẽ thực hiện việc đối chiếu và ký xác nhận.

+ Lập bản kết toán nhận hàng với hãng tàu (ROROC) trên cơ sở bản bản kiểm kê do cảng và hãng tàu ký xác nhận số lượng thực giao. Nếu có hàng hỏng hóc, đổ vỡ phải lâp giấy chứng nhận hàng hỏng (COR), nếu thiếu hàng phải lập biên bản hàng thiếu (CSC).

• Nhận hàng từ cảng biển.

+ Cầm giấy báo nhận hàng và các chứng từ nhận hàng, đặc biệt là phải có vận đơn gốc để nhận lệnh giao hàng ( D/O- Delivery order).Thông thường các hãng tàu và đại lý sẽ thu vận đơn và lập 3 bản lệnh giao hàng.

+ Thanh toán phí lưu kho, xếp dỡ và lấy biên nhận.

+ Gửi văn phòng quản lý tầu ở cảng các lệnh giao hàng để ký xác nhận và xác định vị trí hàng tại cảng. Văn phòng sẽ gửi 01 bản lệnh giao hàng gốc.

+ Gửi 01 lệnh giao hàng đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Thông

thường sẽ nhận hai bản phiếu xuất kho để nhận hàng.

+ Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan cùng thủ tục nhận hàng, doanh nghiệp sẽ thuê vận chuyển nội địa về kho của nhà nhập khẩu.

TH2: Đối với hàng hóa không lưu kho, lưu bãi trong trường hợp nhập khẩu hàng có số lượng lớn theo chuyến tàu.

• Gửi cho cảng vận đơn, lệnh giao hàng để đối chiếu với bản lược khai hàng hóa, lập hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng của cảng.
• Tiến hành bốc xếp và giao nhận hàng để cùng lập và ký vào bản tổng kết giao nhận nhằm xác nhận số lượng hàng hóa bằng phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất Đồng thời lập biên bản hàng đổ vỡ và bản kiểm kê với tàu.

TH3: Đối với hàng nhập nguyên công.

• Sau khi nhận được thông báo nhận hàng, chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.
• Đưa công đến địa điểm kiểm hóa, thậm chí đưa về kho riêng hoặc cảng cạn để kiểm hàng.
• Trình toàn bộ chứng từ và lệnh giao hàng với văn phong quản lý tàu ở cảng để xác nhận lệnh giao hàng.
• Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.

TH4: Đối với hàng lẻ.

• Mang vận đơn gốc hay vận đơn hàng gom đến hãng tàu hoặc đại lý vận tải để lấy lệnh giao hàng.
• Trả phí rút công, đưa vào kho bãi hay bãi lưu giữ hàng để kiểm hóa.
• Sau khi hoàn tất việc kiểm hóa sẽ đến văn phòng quản lý tàu ở cảng biển để xác nhận lênh giao hàng.
• Nhận hàng tại các địa điểm rút công ( CFS) quy định và vận chuyển về kho của nhà nhập khẩu.

Nghiệp vụ nhận hàng được diễn ra nhanh gọn đồng thời với nghiệp vụ thông quan hàng hóa. Vì vậy, nhà nhập khẩu phải nhanh chóng hoàn tất các thủ tục giấy tờ hải quan trước khi lấy hàng ra khỏi cảng. Nếu chủ hàng ở xa các cảng hay địa điểm nhận hàng thì cố gắng thu xếp làm thủ tục hành chính và nhận  hàng  sớm trong giờ làm việc. Các chi phí và dịch vụ ngoài giờ thường  rất cao và gặp khó khăn trong giao nhận và kiểm đếm. Mặc dù vậy, nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu không thể kéo dài hay trì hoãn nên từ khi khai báo đến khi nhận hàng  nhà nhập khẩu sẽ cố gắng hoàn thành sớm nhất có thể.

Bước 9: Kiểm tra hàng nhập khẩu.

Nghiệp vụ kiểm tra hàng nhập khẩu được thực hiện đồng thời với nghiệp vụ nhận hàng. Đặc biệt là khi có quy định về việc kiểm định hàng tại cảng đến.

Nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng nhập khẩu bao gồm các bước sau:

(1): Liên hệ và mời cơ quan giám định.

(2): Tổ chức kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu, kiểm tra đại diện hay kiểm tra toàn bộ…

(3): Lập biên bản và ký xác nhận biên bản kiểm định.

(4): Thanh toán cước phí và lấy giấy chứng nhận kiểm định.

Chú ý:

Nhà nhập khẩu có thể tự làm nghiệp vụ kiểm tra hàng nhập khẩu nếu có khả năng.

Bước 10: Khiếu nại (nếu có).

Khi nhận hàng hóa và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu  đạt yêu  cầu chất lượng theo hợp đồng thì coi như nhà nhập  khẩu  kết thúc việc  tổ chức nhập  khẩu  hàng hóa. Tuy nhiên, khi có hững phát sinh về việc thiếu hàng, hàng  bị hỏng,  hay hàng hóa cẩn thay thế trong thời gian bảo hành thì việc khiếu  nại sẽ diễn ra khi  phát hiện ra sự việc. Nghiệp vụ khiếu nại sẽ thực hiện như sau:

(1): Xác minh và kiểm tra những phát sinh về hàng hóa.

(2): Lập thư khiếu nại và củng cố các chứng cứ.

(3): Gửi thư khiếu nại và chứng cứ cho nhà cung cấp, thương thảo các giải pháp xử lý và khắc phục.

(4): Ký xác nhận các thỏa ước, phụ lục hợp đồng và giám sát các giải pháp xử lý sự cố của nhà cung cấp.

(5): Thanh quyết toán các chi phí phát sinh và thanh lý hợp đồng.

Các chứng cứ chứng minh những phát sinh thiếu hụt, hỏng hóc hàng  hóa… chính là các biên bản đã được lập trong khi tiến hành các nghiệp vụ nhận và kiểm tra hàng hóa được trình bày trên đây kèm theo các ảnh, băng video về những sai sót của hàng hóa đó.

Tóm tắt Quy trình nhập khẩu hàng bằng đường biển

Bước 1. Xin giấy phép (nếu có).

Bước 2. Xác nhận thanh toán.

Bước 3: Đôn đốc thực hiện hợp đồng.

Bước 4: Thuê tàu (nếu có).

Bước 5: Mua bảo hiểm (nếu có).

Bước 6: Chấp nhận thanh toán tiền hàng (nếu có).

Bước 7: Làm thủ tục hải quan để nhận hàng

Bước 8: Nhận hàng.

Bước 9: Kiểm tra hàng nhập khẩu.

Bước 10: Khiếu nại (nếu có).

Trên đây là những bước cơ bản cho một quy trình nhập khẩu hàng bằng đường biển, và tùy từng điều kiện giao hàng do bên bán và bên mua thỏa thuận mà mức chi phí vận chuyển, trách nhiệm đối với hàng hóa là khác nhau. Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bên cạnh những bước mà XNK Lê Ánh nêu ra ở trên chắc chắn sẽ còn phát sinh những yếu tố khác, điều này đòi hỏi sự linh hoạt, nhanh nhạy của nhân viên xuất nhập khẩu.