6 Lưu ý cần phải biết khi xây dựng quy trình quản lý tòa nhà

Để xây dựng quy trình quản lý tòa nhà hiệu quả, chủ đầu tư cần hết sức cẩn trọng và đặc biệt lưu ý 6 điều sau.

1. Quy trình quản lý tòa nhà là gì?

Quy trình quản lý tòa nhà được coi là công cụ để đo lường tiến độ và năng suất các công việc quản lý vận hành tòa nhà. Một quy trình quản lý tòa nhà chuẩn mực chính là bộ khung giúp các công việc quản lý tòa nhà vận hành đúng và mang lại hiệu quả, thông qua việc:

• Giúp nhân sự của tòa nhà nắm rõ các bước tiến hành, cũng như cách thực hiện tức hạng mục, đầu việc và kết quả đạt được.
• Giúp ban quản lý có căn cứ để giám sát tiến độ cũng như đánh giá chất lượng công việc của nhân viên.
• Quy trình quản lý đúng đắn sẽ giúp tòa nhà vận hành ổn định cũng như kéo dài tuổi thọ cơ sở vật chất, tăng thêm giá trị. tối đa hóa lợi ích cho chủ đầu tư.
• Một tòa nhà có quy trình quản lý bài bản sẽ góp phần đảm bảo quyền lợi cho cư dân, khách hàng sinh sống tại tòa nhà. Qua đó giúp cư dân, khách hàng an tâm, có thêm lòng tin và khẳng định uy tín của chủ đầu tư.
• Là tiền đề cơ bản để giúp chủ đầu tư khẳng định uy tín thương hiệu, thu hút khách hàng và gia tăng lợi nhuận.

Quy trình quản lý vận hành tòa nhà có vai trò cực kỳ quan trọng

2. Quy trình quản lý tòa nhà gồm những gì?

Thông thường, một quy trình quản lý tòa nhà sẽ bao gồm:

• Quy trình an ninh: được xây dựng nhằm đảm bảo an toàn cho cuộc sống, tài sản của cư dân, khách thuê tòa nhà và chủ đầu tư. Thông qua các hoạt động kiểm soát, tuần tra, PCCC…
• Quy trình vệ sinh: Một quy trình vệ sinh tốt sẽ giúp đảm bảo môi trường sống xanh – sạch – đẹp, nâng cao sức khỏe và tinh thần cho cư dân, khách hàng.
• Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa/ giám sát kỹ thuật: Đảm bảo các hệ thống kỹ thuật (điện, nước, thang máy, hệ thống an ninh…) luôn hoạt động ổn định, hạn chế tối đa sự gián đoạn ảnh hưởng đến cuộc sống của cư dân.
• Quy trình chăm sóc khách hàng: Có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc duy trì uy tín của ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư. Thông qua các các hoạt động như tiếp đón, tiếp nhận và xử lý khiếu nại… từ phía khách hàng, cư dân.
• Quy trình quản lý tài chính: Có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp cho công tác quản lý tài chính minh bạch, rõ ràng nhất. Một quy trình quản lý tài chính tốt sẽ giúp chủ đầu tư dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của tòa nhà, kịp thời đưa ra những chiến lược phù hợp.

Tùy thuộc vào đặc trưng của từng loại tòa nhà mà các quy trình này được triển khai theo các hình thức khác nhau.

Quy trình quản lý tòa nhà bao gồm nhiều hạng mục khác nhau

3. Lưu ý khi xây dựng quy trình quản lý tòa nhà

Để xây dựng được một quy trình quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp, mang lại lợi ích tối đa, các chủ đầu tư, ban quản trị cần lưu ý các điều sau:

3.1. Xây dựng quy trình chặt chẽ, trình tự khoa học

Một quy trình quản lý tòa nhà được xây dựng một cách chặt chẽ sẽ giúp hoạt động quản lý tránh tối đa các thiếu sót không đáng có hoặc các vấn đề gây trải nghiệm xấu cho cư dân và khách hàng.

Bên cạnh đó, khi quy trình quản này nhà được xây dựng một cách có trình tự khoa học, các các bộ phận phụ trách có thể thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức nhất.

3.2. Thời gian thực hiện cần phải rõ ràng

Quy trình quản lý tòa nhà cũng cần phải rõ ràng trong vấn đề thời gian: khi nào thì thực hiện và thực hiện trong bao lâu. Việc này giúp các bộ phận thực hiện nắm rõ được thời hạn cho công việc của mình. Từ đó có thể chủ động sắp xếp và hoàn thành công việc đúng thời hạn, đảm bảo các hoạt động vận hành của tòa nhà diễn ra trơn tru, hiệu quả.

3.3. Phân công nhân sự đúng người, đúng việc

Mỗi bộ phận, cá nhân sẽ có những chức năng và vai trò khác nhau trong hoạt động vận hành. Khi xây dựng quy trình quản lý tòa nhà, chủ đầu tư, ban quản trị tòa nhà cần có những đánh giá và nghiên cứu cụ thể để có thể phân chia các hạng mục công việc cho các bộ phận, cá nhân phù hợp xử lý. Tránh trường hợp một bộ phận phải ôm đồm quá nhiều công việc, hoặc phải xử lý các vấn đề không thuộc chuyên môn của mình.

3.4. Bổ sung hoặc giảm tải các bước

Quy trình dù được xây dựng rất chặt chẽ nhưng nếu đưa vào hoạt động thực tế mà xảy ra những bất cập thì cần phải được xử lý và giải quyết ngay. Chủ đầu tư, ban quản trị tòa nhà cần phải có những nhìn nhận và đánh giá khách quan, liên tục cải tiến, giảm thiểu các bước thừa thãi trong quy trình. Thông qua đó giúp quy trình quản lý phù hợp với thực trạng của tòa nhà và tiết kiệm tối đa thời gian công sức và tiền bạc khi thực hiện các quy trình này.

3.5. Ngôn ngữ và cách trình bày quy trình

Ngôn ngữ và cách trình bày quy trình cần phải rõ ràng và cụ thể nhất trong từng chi tiết nhỏ. Có như vậy mới đảm bảo giúp các bộ phận có thể nắm bắt và thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.

Một trong các công cụ trực quan nhất mà các chủ đầu tư có thể tham khảo để áp dụng cho quy trình quản lý tòa nhà của mình là lưu đồ (flowchart). Đây là một cách trình bày quy trình dưới dạng các ký hiệu được chuẩn hóa, có thể diễn tả các thao tác theo trình tự một cách logic, rõ ràng và chi tiết nhất.

Flowchart được ứng dụng để thể hiện quy trình quản lý tòa nhà

3.6. Phù hợp với mô hình toà nhà và nguồn nhân lực

Một điều tối quan trọng mà các chủ đầu tư cần lưu ý đó là phải xây dựng quy trình quản lý dựa trên các điều kiện và đặc thù vận hành của tòa nhà. Đồng thời cũng cần kiểm soát đánh giá chất lượng nguồn nhân lực thường xuyên để kịp thời phát hiện ra những bất cập và có phương pháp xử lý kịp thời. Có như vậy, thì họa động quản lý tòa nhà mới đem lại hiệu quả và lợi ích tối đa.

Mỗi mô hình tòa nhà khác nhau lại cần có quy trình quản lý khác nhau

Để xây dựng một quy trình chuyên nghiệp, đòi hỏi chủ đầu tư/ ban quản trị tòa nhà phải có kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn và sát sao trong các khâu quản lý. Đối với các ban quản trị mới hoặc các chủ đầu tư có nhiều dự án bất động sản thì việc sử dụng dịch vụ của các đơn vị quản lý tòa nhà uy tín là điều cần thiết.