➜ CÁC PHƯƠNG PHÁP CHỐNG THƯ RÁC TRÊN OUTLOOK

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng email để làm việc, bạn sẽ thấy rằng dù sử dụng email rất cẩn thận và bảo mật đến mức nào, tin tặc vẫn có cách để tìm ra hoặc mua thông tin email của bạn nhằm gửi thư spam / junk mà bạn không hề muốn nhận. Trong môi trường làm việc trực tuyến ngày nay, việc những kẻ gửi thư rác có thể truy cập vào email cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn đã trở nên quá phổ biến. Vì thế hầu hết các hệ thống email, chẳng hạn như MS Outlook, luôn có sẵn tính năng tự động chặn mail rác.

Tuy nhiên các hệ thống tự động không phải lúc nào cũng làm việc hiệu quả. Vì vậy MS Outlook luôn có sẵn các tính năng nâng cao để hỗ trợ bạn chủ động chặn thư rác hiệu quả hơn.

CÁC PHƯƠNG PHÁP CHỐNG THƯ RÁC TRÊN OUTLOOK

1. Sử dụng Junk E-mail Options
   • ​Đưa địa chỉ của những email bất kỳ vào danh sách mail rác (Junk)
   • Bỏ chặn một địa chỉ email bất kỳ
   • Kiểm tra và quản lý danh sách chặn
2. Sử dụng Manage Rules & Alerts
   • ​​Tạo Folder chứa mail
   • Thiết lập bộ lọc Mail
   • Cấu trúc một bộ lọc mail
   • Những áp dụng điều kiện thông dụng
   • Những áp dụng hành động thông dụng
   • Những áp dụng trường hợp ngoại lệ thông dụng (có hoặc không)

1. SỬ DỤNG JUNK E-MAIL OPTIONS

Đưa địa chỉ của những email bất kỳ vào danh sách mail rác (Junk)

Bước 1: Chọn mail cần chặn từ Inbox của Outlook

Bước 2: Nhấp chuột phải vào mail. Một menu tùy chọn xuất hiện -> Chọn Junk

Bước 3: Chọn Block Sender để chặn tất cả email đến từ địa chỉ người gửi này

• Thư bị chặn sẽ chuyển thẳng đến thư mục Junk của bạn.
• Sau khi chọn Block Sender. Một lời nhắc hiển thị cho biết rằng địa chỉ mail này sẽ được đưa vào danh sách Người gửi bị Chặn của bạn. Nhấp vào OK để xác nhận hành động này.

Lưu ý: Có giới hạn về số lượng địa chỉ email bạn có thể chặn trong Outlook. Giới hạn đó là 500.

Sau khi mail bị chặn, nó sẽ biến mất khỏi Inbox của bạn. Thư gửi lần tiếp theo từ địa chỉ mail này sẽ chuyển đến thư mục Email Rác (Junk).

Bỏ chặn một địa chỉ email bất kỳ

• Trong trường hợp bộ lọc tự động chặn nhầm hoặc bạn muốn một mail nào đó không nằm trong bộ lọc Mail rác nữa, có thể vào thư mục Junk loại nó ra khỏi danh sách chặn
• Điều này sẽ giúp toàn bộ email được gửi từ địa chỉ này quay trờ lại inbox

Kiểm tra và quản lý danh sách chặn

Truy cập vào danh sách này qua menu Home -> Junk -> Junk E-mail Options...

Chọn tab Blocked Senders, Tại đây bạn có thể bổ sung, loại trừ các địa chỉ khác vào trong danh sách chặn

2. SỬ DỤNG MANAGE RULES & ALERTS

Bộ lọc mail có tính năng di chuyển những mail đáp ứng điều kiện lọc vào một danh mục được chỉ định. Bạn có thể sử dụng các danh mục mặc định có sẵn của Outlook như Inbox, Junk, Deleted Items hoặc tạo một Folder mới hoàn toàn để chứa mail

Tạo Folder chứa mail:

Bước 1: Nhấp phải vào danh mục chứa folder cần tạo, chọn New Folder

Bước 2: Đặt tên cho Folder cần tạo -> Nhấn Enter để hoàn tất quá trình

Thiết lập bộ lọc Mail:

Để thiết lập bộ lọc mail, bạn chọn Home -> Rules -> Manage Rules & Alerts...

Khi thiết lập bộ lọc mail, bạn có thể đưa ra những điều kiện cụ thể để Outlook kiểm tra và thực hiện hành động cho bạn:

Nếu các quy tắc mẫu không đáp ứng yêu cầu của bạn, nhấn next > để chuyển qua bộ lọc tùy biến

Cấu trúc một bộ lọc mail:

Điều kiện áp dụng bộ lọc + Hành động áp dụng khi thỏa điều kiện + trừ những trường hợp đặc biệt (Có hoặc không)

Những áp dụng điều kiện thông dụng:

• from someone: mail gửi từ một địa chỉ có trong danh sách được lập...
• with keyword in the subject: mail với tiêu đề chứa các từ khóa có trong danh sách được lập...
• sent to email address: mail được gửi tới tài khoản được chỉ định trong danh sách được lập...
• with specific words in the subject or body: mail với tiêu đề hoặc nội dung chứa các từ khóa có trong danh sách được lập...
• with specific words in the body: mail với nội dung chứa các từ khóa có trong danh sách được lập...
• with specific words in the message header: mail với đầu đề chứa các từ khóa có trong danh sách được lập...
• with specific words in the recipient's address: mail với tên hiển thị chứa các từ khóa có trong danh sách được lập...
• with specific words in the sender's address: mail với địa chỉ chứa các từ khóa có trong danh sách được lập...

​

Những áp dụng hành động thông dụng:

• move it to the Junk E-mail folder: di chuyển thư tới một danh mục được thiết lập sẵn.
• assign it to the category category: đánh dấu thư bằng một màu sắc được chọn.
• delete it: di chuyển mail vào thư mục Delele.
• permanently delete it: xóa hoàn toàn mail ko cần đưa vào thư mục Delete.
• foward it to people or public group: chuyển tiếp thư tới một người hoặc một nhóm người được chỉ định.
• reply using a specific template: tự động trả lời mail với một nội dung mẫu được soạn sẵn.

Những áp dụng trường hợp ngoại lệ thông dụng (có hoặc không):

• except if from people or public group: trừ những người hoặc nhóm người có trong danh sách
• except if the subject contains specific words: trừ khi tiêu đề có những từ khóa được lập trong danh sách
• except if the body contains specific words: trừ khi nội dung thư có những từ khóa được lập trong danh sách
• except if the subject or body contains specific words: trừ khi đầu đề hoặc nội dung thư có những từ khóa được lập trong danh sách
• except if the message header contains specific words: trừ khi có từ khóa nằm trong tên người gửi được lập sẵn trong danh sách
• except with specific words in the recipient's address: trừ khi có từ khóa nằm trong tên hiển thị người gửi được lập sẵn trong danh sách
• except with specific words in the sender's address: trừ khi có từ khóa nằm trong địa chỉ người gửi được lập sẵn trong danh sách
• except if it has an attachment: trừ khi có tệp đính kèm trong thư

specific words, people or public group, specific template... Bạn có thể nhấp các keyword trên vào để bổ sung và quản lý danh sách các từ khóa dùng trong việc tạo Rules

Sau khi hoàn tất các bước tạo Rules, đặt tên để quản lý Rules và nhấn vào Finish để hoàn tất quá trình

Hy vọng một số thông tin hướng dẫn trên sẽ giúp bạn sử dụng bộ lọc mail hiệu quả và an toàn hơn.

• Có thể bạn quan tâm
• ➙ Lý do vì sao website quan trọng với doanh nghiệp?
• ➙ Màu sắc phong thủy trong thiết kế website
• ➙ 10 lỗi thường gặp trong thiết kế website
• ➙ Khi nào nên làm lại website?
• ➙ Kinh nghiệm thiết kế cho website doanh nghiệp nhỏ