Quản lý cơ sở vật chất hạ tầng bất động sản

1. Quản lý cơ sở vật chất là gì?

Quản lý cơ sở vật chất là tổng thể tất cả những công việc, nghiệp vụ, hoạt động liên quan đến việc quản lý các trang thiết bị, quản lý vấn đề an ninh, vệ sinh của một tòa nhà, trung tâm thương mại, khu đô thị hay văn phòng…

Quản lý cơ sở vật chất tuy bao gồm nhiều nghiệp vụ khác nhau nhưng có thể chia ra 2 mảng công việc chính như sau:

• Đảm bảo cơ sở hạ tầng: đảm bảo quy hoạch, xây dựng, bảo trì, sửa chữa các thiết bị, hệ thống trong tòa nhà…
• Tổ chức quản lý cơ sở vật chất: hoạt động nhân sự, tổ chức điều phối vận hành, xây dựng quy trình thực hiện, tiếp thị, truyền thông…

Quản lý cơ sở vật chất mang đến nhiều giá trị cho bất động sản

2. Quản lý cơ sở vật chất bao gồm những công việc gì?

Công việc quản lý này bao gồm đa dạng những hạng mục như sau:

2.1. Xây dựng và lên kế hoạch quản lý:

• Lên kế hoạch thực hiện và phối hợp quy trình: Việc lập kế hoạch và xây dựng các quy định chung sẽ giúp các bộ phận, phòng ban và nhân viên tòa nhà có thể phối hợp thực hiện một cách hiệu quả.
• Xây dựng tiêu chuẩn, định mức sử dụng cho các trang thiết bị: Ví dụ như bình chữa cháy khi sử dụng đến thời hạn nào sẽ không còn đảm bảo chất lượng nữa; hay hệ thống truyền tải điện cho tòa nhà sẽ cần đảm bảo các tiêu chuẩn nào… Để quản lý cơ sở vật chất cho tòa nhà, bạn cũng cần xây dựng các tiêu chuẩn, định mức này để nhân viên nắm rõ và thực hiện.

2.2. Tổ chức hoạt động quản lý cơ sở vật chất

• Tổ chức điều hành, phân công nhân viên thực hiện công tác bảo trì, nhằm đảm bảo trang thiết bị phục vụ vận hành tòa nhà luôn trong tình trạng sẵn sàng sử dụng.
• Xây dựng mối quan hệ và quản lý nhà cung cấp: Để đảm bảo vận hành, quản lý hệ thống cơ sở vật chất cho tòa nhà, chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà sẽ cần xây dựng mối quan hệ và quản lý tốt các nhà cung cấp dịch vụ ( cung cấp điện, nước, hệ thống phòng cháy, chữa cháy…)
• Tổ chức, triển khai thực hiện việc sử dụng các tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị… một cách hiệu quả và tiết kiệm. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí sửa chữa, thay mới và chi phí phát sinh khác.
• Tổ chức kiểm kê tài sản, trang thiết bị nhằm giúp tránh thất thoát. Bạn có thể đặt mã tài sản kèm số lượng để dán nhãn và kiểm soát tài sản, trang thiết bị hiệu quả. Tùy loại tài sản sẽ có chu kỳ tổ chức kiểm kê tài sản, thiết bị dài hay ngắn khác nhau.
• Chịu trách nhiệm chính công tác xây dựng, sửa chữa, mua sắm, trang bị các loại máy móc trang thiết bị, văn phòng phẩm, dụng cụ làm việc và thiết bị phòng cháy chữa cháy.

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp trang thiết bị sẽ giúp việc quản lý sử dụng cơ sở vật chất tốt hơn

Kiểm kê tài sản định kỳ để kiểm soát số lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất

2.3. Giám sát quá trình thực hiện hoạt động quản lý cơ sở vật chất

• Nắm bắt được những gì khách hàng cần nhằm đáp ứng được những nhu cầu của họ về cơ sở vật chất. Việc bạn cung cấp nhanh chóng, kịp thời các nhu cầu cũng giúp gia tăng sự thiện cảm, tin tưởng của khách hàng. Để nắm bắt được ý kiến của khách hàng, bạn có thể thực hiện việc khảo sát ý kiến định kỳ theo hàng quý.
• Giám sát, phát hiện sự cố: Để giám sát, phát hiện sự cố kịp thời, nhanh chóng, bạn cần thiết lập một hệ thống trang thiết bị có chức năng giám sát, phát hiện sự cố. Ví dụ như: báo cháy, báo khói… nhằm kịp thời thông báo và khắc phục, xử lý sự cố.
• Quản lý công tác sửa chữa, bảo trì máy móc, thiết bị nhằm giúp hệ thống máy móc, thiết bị luôn trong tình trạng đảm bảo sử dụng tốt. Đánh giá công tác sửa chữa, bảo dưỡng có hiệu quả hay không và điều chỉnh cho phù hợp.

Phát hiện sự cố kịp thời để tránh những thiệt hại không đáng có về người và của

Công tác điều hành, phân công hiệu quả sẽ giúp hoạt động quản lý hệ thống cơ sở vật chất diễn ra suôn sẻ hơn

3. Tầm quan trọng của việc quản lý cơ sở vật chất trong công tác quản lý Bất động sản

Bất động sản sẽ gia tăng được tuổi thọ sử dụng nếu được quản lý cơ sở vật chất tốt

• Tăng tuổi thọ cho BĐS và các trang thiết bị: Khi được cơ sở vật chất được bảo trì, sửa chữa đúng cách, kịp thời, bất động sản, các trang thiết bị trong tòa nhà của bạn sẽ có thể sử dụng ổn định, lâu dài, gia tăng được tuổi thọ sử dụng.
• Phát huy tối đa chức năng của cơ sở vật chất: Cơ sở vật chất của bất động sản khi được quản lý tốt sẽ đảm bảo được công năng sử dụng tốt nhất, phục vụ khách hàng thuê căn hộ, văn phòng tại tòa nhà.
• Nâng cao giá trị của bất động sản: Quản lý tốt sẽ giúp gia tăng hình ảnh, giá trị của bất động sản với khách hàng. Ngược lại, quản lý không tốt sẽ khiến khách hàng mất niềm tin và suy giảm giá trị, hình ảnh của bất động sản.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng, khai thác và quản lý tài sản đã đầu tư: Chỉ khi quản lý tốt, bất động sản mới đảm bảo nâng cao được hiệu quả sử dụng, hiệu quả khai thác lâu dài và gia tăng lợi nhuận.
• Giảm thiểu các rủi ro, thiếu sót về quy trình, pháp lý trong việc quản lý tài sản: Khi bạn tiến hành quản lý đầy đủ, đúng quy trình, bạn cũng sẽ giảm thiểu được các rủi ro, thiếu sót về  quy trình và pháp lý liên quan. Ví dụ như quy định về phòng chống cháy nổ hay các quy định đảm bảo an ninh tòa nhà được thực hiện đầy đủ.

Qua phân tích ở trên, bạn có thể thấy việc phát triển, vận hành hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ liên quan đến bất động sản không thể tách rời với hoạt động quản lý cơ sở vật chất.