5 bước thực thi quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế ISO

Quy trình 5 giai đoạn quản lý dự án theo ISO

Giai đoạn 1: Khởi động (Initiating)

Khởi động (Initiating) trong quản lý dự án là giai đoạn đầu tiên. Trong giai đoạn này, mục tiêu chính là xác định và thiết lập cơ sở cho dự án. Một số hoạt động quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn Khởi động bao gồm:

• Xác định và định nghĩa rõ ràng các kết quả mong đợi, phạm vi, rủi ro, lợi ích, các yếu tố khác liên quan đến dự án

• Đánh giá khả năng tiếp cận của tổ chức để thực hiện dự án. Xem xét các yếu tố như tài chính, nguồn lực, nhân lực, khả năng quản lý,...

• Xác định bên liên quan (stakeholders), bao gồm các bên liên quan nội bộ (như các phòng ban trong tổ chức) và bên liên quan bên ngoài (như khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý, cộng đồng)

• Đánh giá khả năng và tính khả thi của dự án từ các khía cạnh kỹ thuật, tài chính, môi trường

• Tạo ra một kế hoạch ban đầu cho dự án, bao gồm việc xác định các giai đoạn, phân công nhiệm vụ, ước tính tài nguyên cần thiết. Kế hoạch ban đầu này sẽ được điều chỉnh và bổ sung trong các giai đoạn tiếp theo của quản lý dự án

• Xác định người quản lý dự án và các thành viên khác của nhóm dự án, đảm bảo sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch (Planning)

Trong quản lý dự án, giai đoạn Lập kế hoạch (Planning) là giai đoạn quan trọng để xác định chi tiết các hoạt động, tài nguyên và lịch trình cần thiết để đạt được mục tiêu. Một số công việc cần được thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Xác định mục tiêu dự án: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể mà dự án cần đạt được. Mục tiêu này nên được đo lường và có thể định rõ được khi nào dự án được coi là hoàn thành thành công.

• Xác định phạm vi dự án: Bằng cách xác định công việc cần thực hiện, sản phẩm hoặc dịch vụ cần phát triển, đối tượng khách hàng và ràng buộc dự án.

• Xác định các bước và công việc: Phân tích các bước cần thiết để hoàn thành dự án và xác định các công việc cụ thể. Tạo ra một bản đồ công việc hoặc sử dụng sơ đồ PERT, Gantt để hỗ trợ việc quản lý thời gian và tài nguyên.

• Xác định tài nguyên: Nhân lực, vật liệu, công cụ và thiết bị, nguồn tài chính,...

• Lập lịch dự án: Xác định thời gian bắt đầu – kết thúc của mỗi công việc và thời gian hoàn thành dự án.

• Ước lượng nguồn lực cần thiết cho mỗi công việc và xác định ngân sách dự án.

• Định rõ rủi ro: Đề xuất kế hoạch quản lý rủi ro để giảm thiểu tác động của chúng

• Xác định các bên liên quan có ảnh hưởng đến dự án và xác định cách tương tác để đảm bảo sự hỗ trợ, cam kết từ phía họ

• Xác định tiêu chí đánh giá thành công của dự án, cũng như kế hoạch kiểm tra để đảm bảo các yêu cầu và tiêu chí này được đáp ứng

• Lập kế hoạch giao tiếp cho việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án và các bên liên quan.

Giai đoạn 3: Triển khai (Executing)

Giai đoạn Thực hiện dự án được coi là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án, vì các hoạt động thực hiện trong giai đoạn này trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Đây là giai đoạn mà công tác quản lý dự án cần được thực hiện một cách chặt chẽ và đảm bảo sự hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu.

Giai đoạn Thực hiện (Executing) dự án gồm các hoạt động sau:

• Triển khai hoạt động dự án theo kế hoạch đã lập: Sản xuất sản phẩm, phát triển phần mềm, xây dựng cơ sở hạ tầng, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến dự án.

• Theo dõi và giám sát quá trình thực hiện dự án: Đảm bảo các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này tuân thủ các tiêu chuẩn về hiệu suất, đúng tiến độ và sử dụng nguồn lực được cung cấp một cách hiệu quả.

• Quản lý các thay đổi: Đưa ra dự báo về thời gian và chi phí cho việc thực hiện dự án. Bao gồm việc đánh giá và kiểm soát các yêu cầu thay đổi, ưu tiên công việc quan trọng, thực hiện các biện pháp để điều chỉnh lịch trình và đảm bảo tiến độ dự án.

• Giao tiếp và phối hợp: Đảm bảo sự liên kết và phối hợp giữa các hoạt động, thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling) là giai đoạn thứ tư trong vòng đời quản lý dự án. Giai đoạn này nhằm đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cụ thể, ở giai đoạn này, người quản lý dự án cần thực hiện các công việc sau:

• Theo dõi tiến độ dự án: Thường xuyên theo dõi tiến độ của từng công việc, từng giai đoạn để kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh và có biện pháp xử lý.

• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo dự án đáp ứng các yêu cầu về chất lượng đã được xác định trước đó

• Quản lý chi phí: Theo dõi chi phí thực tế của dự án để đảm bảo không vượt quá ngân sách.

• Quản lý rủi ro: Theo dõi các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án và có biện pháp phòng tránh, hạn chế rủi ro

• Quản lý các bên liên quan: Duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan để đảm bảo sự ủng hộ và hợp tác của họ đối với dự án.

Giai đoạn 5: Hoàn thành (Closing)

Giai đoạn Hoàn thành (Closing) là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động như hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án, kiểm tra và báo cáo kết quả, phân phối, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm.

Cụ thể, các hoạt động cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Kiểm tra và báo cáo kết quả: Bao gồm các thông tin về mục tiêu, kết quả đạt được, những khó khăn, thách thức gặp phải và bài học kinh nghiệm.

• Đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm: Đánh giá hiệu quả của dự án, những điểm mạnh, điểm yếu của dự án và đề xuất các giải pháp để cải thiện hiệu quả của các dự án tiếp theo.